Kontakter

Hoppa till: navigering, sök

Adressboken på Folkbildningsnätet heter Kontakter. I Kontakter kan du lägga in adresser till personer ute på Internet och skapa sändlistor som innehåller flera mottagare.

Importera adresser

Adressboken har stöd för den standard som kallas vCard och för iCal, som innebär att man kan importera och exportera kontakter mellan andra adressboksprogram som håller samma standard, som t.ex. Outlook. Se Importera kontakter.


Enskilda adresser

I Kontakter kan du lägga in enskilda adresser, vilket är bra om du brukar skicka till personer ute på Internet, d.v.s. personer som inte finns med i Folkbildningsnätets register (Arkiv > Nytt > Ny adress).

Får du ett meddelande från någon på Internet som du vill spara i din adressbok kan du markera adressen i adressfälten och välja Samarbeta > Lägg till i kontaktmappen… (eller högerklicka på adressen).

OBS: De som finns med på Folkbildningsnätet finns redan i nätets egen katalog och dem behöver du inte föra in i din adressbok – det blir bara förvirrande för dig. Undantag är om de ska ingå i en av dig särskilt komponerad sändlista, se nedan.

Du kan fylla ditt Kontaktformulär med en massa uppgifter. Du kan också lägga in en bild på personen ifråga.

Kontakt.jpg

Om du söker i katalogen efter kontakter i din adressbok får du upp ett kataloguppslag för varje e-postadress. Har din kontakt således en privat e-post och en e-post för arbetet får de varsitt uppslag i katalogen.

Kartbild

Om du skriver in bostads- eller jobbadressen till din kontakt under fliken Adress och sedan klickar på knappen Karta så öppnas en kartbild med adressen. Kartorna kommer från Google-kartor, Yahookartor eller MapQuest. Valet av karta görs under "Redigera > Inställningar Fliken Generellt och Kontakter".

Sändlistor

Du skapar en sändlista genom att välja "Arkiv > Ny > Ny sändlista", då öppnas ett fönster där du först ska namnge din lista och därefter skriva in medlemmarna i din sändlista, d.v.s. dina mottagare. Du kan skriva in personer på Folkbildningsnätet och då skriver du som vanligt bara deras förnamn och efternamn och bekräftar med enter/retur. Du kan också skriva in adresser på Internet och då ska det vara fullständiga e-postadresser med @ och allt.

Se följande exempel:

Kontakt2.jpg

  • De översta två adresserna i den här sändlistan är mottagare på Folkbildningsnätet (Stig-Helmers namn visas med fet stil, vilket betyder att han råkade vara uppkopplad på Folkbildningsnätet när sändlistan öppnades).
  • Nästa mottagare finns ute på Internet, men hennes epost-adresser ligger bland mina kontakter.
  • Den sista mottagaren är en inskriven epostadress på Internet.

Du kan ha flera namnlistor och du kan lägga till och ta bort namn ur dina listor när som helst. Du kan ha högst 2048 adresser i en sändlista.

När du skickar meddelanden till personerna i en sändlista skriver du bara namnet på sändlistan i brevhuvudets Till-fält, så når det alla sändlistans medlemmar (i det här exemplet skriver sändlistans ägare således "Mina kontakter").

Kopiera sändlistor

Det finns några olika sätt att kopiera sändlistor. Observera dock att när du gör kopior av sändlistor så skapas inga länkar; om du senare gör ändringar i ditt exemplar av adresslistan så påverkas inte de kopior du gjort.

1. Kopiera direkt från adressbok till adressbok: Du kan själv kopiera en sändlista till en annan användare på Folkbildningsnätet genom att du drar innehållet (adresserna) i en sändlista i din egen adressbok (Kontakter) till en ny sändlista i en annan användares adressbok (det förutsätter att ni båda är uppkopplade samtidigt på samma dator). Gör så här:

Markera adresser i sändlistan (håll ner Shift-tangenten, klicka på översta adressen och tryck sedan ned-pilen tills alla adresserna är markerade). Fortsätt att hålla ned Shift-tangenten och dra därefter med musen över alla de markerade adresserna till nya sändlistan.

För att föra över en sändlista till t.ex. en Excellfil så markeras sändlisteikonen, högerklicka och välj Sammanfatta markerade. Ett fönster med den sändlistans innehåll uppnas i textformat. Kopiera listan och klistra in i Excellfilen.

2. Maila en lista över adresserna till andra: Du kan också skriva listan i ett vanligt ordbehandlingsdokument. Skiv bara namnen som de är om det är personer på Folkbildningsnätet och de korrekta e-postadresserna för personer på Internet, efter varandra med ett namn/adress per rad, ex:

anders.andersson@folkbildning.se

bertil.bertilsson@studieforbunden.se

david.davidsson@telia.com

ronny schueler

etc...


Markera hela listan och dra namnen över till din nya sändlista på FC Folkbildning. OBS! Om du skapat listan i ett FC-dokument måste du hålla ner alt- eller ctrl-knappen när du drar över listan; annars flyttas den istället för att kopieras.

Maila därefter dokumentet till de personer som du vill ska ha samma sändlista. På detta sätt behöver man inte vara uppkopplade samtidigt på samma dator.

3. Maila själva filen med sändlistan: Om du använder FirstClass-klient kan du dra din sändlistefil (i dina Kontakter) till adressfältet på ett nytt meddelande och släppa filen där (den lägger sig som en bifogad fil). OBS: Se till att släppa sändlistefilen i den gråa delen av adressfältet så den lägger sig som en bilaga och inte hamnar i Till- eller Kopiefältet.

Om du skickar meddelandet till någon annan på Folkbildningsnätet kan denna dra den bifogade filen (din sändlista) till sin adressbok och därmed är det en fungerande sändlista även där.

4. Tips för konferensledare: Den som är konferensledare (dvs har full behörighet) kan också, i sin konferens, skapa en kopia av en egen sändlista. Öppna Kontakter och dra listan över till konferensen medan du håller ned alt-tangenten (Mac) eller Shift- och Ctrl-tangenterna (PC/Windows). En kopia av listan hamnar i konferensen.

Du som har tillgång till konferensen kan nu kopiera över innehållet i sändlistan i konferensen till en egen sändlista: 1. Skapa en nya sändlista i dina Kontakter, döp den och öppna den så den ligger öppen på ditt skrivbord. 2. Öppna sändlistan i konferensen, markera alla adresserna i listan och dra dem med musen över till din egen sändlista och släpp dem i fältet för adresser (Medlemmar). OBS: Håll net Ctr(PC)- eller alt(Mac)-tangenten medan du drar över adresserna, annars kopieras bara en adress i taget). 3. Just den adress som du håller markören på följer inte med över så den får du skriva in manuellt; därför är det enklast att du håller markören över första eller sista adressen i sändlistan som ska kopieras (du måste för övrigt skriva in eller ändra en adress manuellt innan din kopierade sändlista blir aktiv och kan väljas).

Att tänka på extra med sändlistor

  • Var noga med att skriva korrekta och rätt stavade namn och adresser! Se även till att du inte får med blanksteg eller tabbar om du kopierar adresser från t.ex. ett Word-dokument.
  • Det är ganska vanligt att mottagare av mail som skickas enligt en sändlista besvarar mailet så att alla andra på sändlistan också får svaret – vilket inte alltid är avsikten och i sådana fall bara är irriterande för de andra. Avsluta därför gärna sådana mail med ett P.S. som t.ex: "Om du besvarar detta meddelande tänk på att i så fall välja Besvara special > Besvara originalförfattaren så att inte alla på min sändlista får ditt svar."
  • Om du skickar till många mottagare, eller använder en sändlista, ska du alltid skicka sändlistan som s.k. hemlig kopia

Kontakt3.jpg

  • Se till att du inte bakar in en sändlista i en sändlista, det kan lätt skapa störningar i mail-trafiken.

Gemensamma sändlistor

Den finns en funktion för att lägga ut gemensamma sändlistor i en konferens som uppdateras av någon ansvarig.

Att se upp med

Kontrollera symbolerna

Kolla också med symbolerna till vänster om namnen/adresseran så du vet vilka eller vad du skickar meddelandet till:

Kontakt4.jpg

  • Översta adressen är en användare på Folkbildningsnätet.
  • Nästa två är adresser (eller sändlistor) ur din adressbok (Kontakter).
  • Tredje är en inskriven epost-adress till någon på Internet.
  • Fjärde är en konferens på Folkbildningsnätet.


Återta inte

Använd aldrig funktionen Återta meddelande när du skickat iväg ett meddelande till en eller flera sändlistor.

Flytta inte adressboken

Flytta inte din adressbok (Kontakter) från ditt skrivbord på Folkbildningsnätet, då fungerar den inte. Om du av misstag råkar flytta den kan du dra den tillbaka till skrivbordet så fungerar den igen.